En resumen: El inventario físico del inmovilizado es una obligación legal en Marruecos que requiere conciliar los bienes físicos con los registros contables. Permite detectar activos desaparecidos, obsoletos o no registrados, y es esencial para el cierre del ejercicio.
Artículo revisado por Salaheddine Yatim, experto contable diplomado y Managing Partner de Upsilon Consulting, con más de 17 años de experiencia en asesoramiento empresarial en Marruecos.
Inventario físico del inmovilizado
A menudo asociados al período de cierre del ejercicio, los trabajos de inventario del inmovilizado constituyen una obligación legal. En efecto, se trata de un ejercicio que requiere un cierto esfuerzo de precisión y rigor.
¿Por qué realizar un inventario físico del inmovilizado?
En efecto, el artículo 5 de la ley contable 9-88 estipula que:
«el valor de los elementos activos y pasivos de la empresa debe ser objeto de un inventario al menos una vez por ejercicio».
Esto engloba el conjunto del patrimonio de la sociedad. Por consiguiente, el inventario físico anual abarca también el inmovilizado. Así, dependiendo de la actividad y de la organización de la sociedad, el inventario puede resultar particularmente complejo.
Más allá del simple hecho de cumplir una obligación legal, el inventario físico del inmovilizado representa una oportunidad anual para actualizar y mejorar sus procedimientos internos. Permite optimizar su gestión contable y analítica e incluso sus procesos logísticos.
Para ello, es necesario seguir una metodología rigurosa para la realización del inventario físico del inmovilizado.
¿Cómo se desarrolla un inventario físico del inmovilizado?
Delimitación y encuadre de la operación de inventario físico del inmovilizado
En primer lugar, el inventario requiere un trabajo de preparación. En efecto, es necesario preparar un documento que informe sobre:
- En primer lugar, el contexto del inventario;
- A continuación, las modalidades del inventario:
- Alcance
- Planificación
- Modalidad de etiquetado
- …
Este documento se denomina: «Instrucciones de inventario». Constituye, en efecto, a la vez una orden de misión y un plan de trabajo.
El equipo organizador debe comunicarlo a todas las partes implicadas y debe estar en condiciones de:
- En primer lugar, precisar las modalidades de intervención:
- fecha de referencia de los trabajos,
- planificación,
- frecuencia de las reuniones.
- En segundo lugar, programar paradas de movimientos para los bienes muebles. En efecto, es necesario prever puntos y una escala de bloqueo (bloqueo total, por sede, por edificio…). Esto tiene como objetivo evitar contabilizar el mismo inmovilizado varias veces.
- En tercer lugar, coordinarse con la empresa para definir un modo operativo y un calendario de paso del equipo de recuento.
- En cuarto lugar, presentar al equipo encargado de la operación así como a los expertos por categoría de inmovilizado.
- En quinto lugar, poner en marcha un sistema de codificación. Este sistema debe permitir matricular con precisión la totalidad del activo inmovilizado.
Recuento – Censo físico del inmovilizado
El objetivo de esta segunda fase es establecer un archivo exhaustivo del conjunto del inmovilizado.
En este sentido, se recomienda, como aconsejan las mejores prácticas, proceder por recuento a ciegas (Blind Count). Se trata aquí de inventariar el inmovilizado de forma mecánica sin tener acceso:
- Por un lado, a los archivos electrónicos,
- Por otro, a las cantidades de los bienes y otras fuentes de información relativas a los mismos.
Para llevar a buen término esta fase, el equipo encargado del inventario deberá seguir el siguiente procedimiento:
- En primer lugar, obtener los planos de las sedes a inventariar y establecer una cartografía de los emplazamientos. En realidad, el conjunto del inmovilizado no está necesariamente agrupado en el mismo lugar. Por ello, la designación precisa de los lugares donde se realizará el inventario permite a toda la operación ganar en precisión y exhaustividad.
- A continuación, determinar e identificar el inmovilizado que no es propiedad de la empresa. Se trata, por ejemplo, del inmovilizado perteneciente a terceros, o en arrendamiento financiero…
- También, recopilar la máxima información posible para cada inmovilizado y registrarla de forma clara.
- Además, informar del estado de desgaste del inmovilizado para anticipar los ajustes contables que serán necesarios posteriormente.
- Por último, etiquetar el inmovilizado inventariado de forma cronológica y sin duplicados.
Enriquecimiento del archivo contable del inmovilizado
El enriquecimiento del archivo contable consiste en añadir al archivo contable toda la información posible. En efecto, conviene recuperar el conjunto de datos disponibles internamente y añadirlos al archivo contable. Ejemplo: A menudo en contabilidad no se menciona un color. Sin embargo, esta información es pertinente durante la conciliación.
Estos trabajos deberán realizarse siguiendo un programa de trabajo adaptado a cada categoría de inmovilizado. El archivo contable es entonces objeto de un enriquecimiento horizontal y vertical.
- Horizontal: Separar una línea contable en tantos componentes como líneas de inmovilizado. Ejemplo: Para una línea “compra de mobiliario sala de reuniones”, hay que repartirla en tantas líneas como elementos identificables.
- Vertical: Añadir informaciones que facilitarán la conciliación (color, marca, número de identificación,…).
Conciliación del archivo contable con el resultado del inventario físico
La fase siguiente consiste en la conciliación de los dos archivos. El equipo utilizará el par [Número de etiqueta / Número de inmovilizado] para proceder a la conciliación.
Sin embargo, es necesario tratar las distorsiones entre los dos archivos antes de lanzar la conciliación.
Además, la empresa debe aislar el inmovilizado que no ha sido objeto de inventario. Estos deben recibir un tratamiento específico.
Tratamiento de las diferencias
Tratamiento de las diferencias brutas
La fase de conciliación permite identificar y relevar las diferencias. En efecto, consiste en comparar el archivo contable y el del inventario físico.
Esta fase consiste en tratar las diferencias de inventario con el fin de reducirlas al máximo.
Varios casos se presentarán durante esta fase. El inmovilizado puede estar:
- Existente pero ausente a nivel contable
- Presente a nivel contable pero inexistente en el inventario físico
- Adquirido gratuitamente
- Contabilizado por duplicado
En esta perspectiva, es necesario establecer reglas de gestión para el tratamiento de las diferencias. Además, conviene adoptar un umbral de significatividad para una mayor eficiencia del proyecto.
A partir de ahí, procede formar un comité compuesto por:
- Por un lado, los equipos de inventario.
- Las personas clave de la dirección habilitadas para tomar decisiones.
El comité de pilotaje se encargará de:
- Proporcionar explicaciones válidas para actualizar la conciliación;
- Tomar decisiones basadas en las reglas de gestión, en particular:
- Repetir los recuentos cuando sea necesario;
- Tomar decisiones de pase a pérdidas;
- …
Este enfoque conducirá a una reducción significativa de las diferencias brutas.
Tratamiento de las diferencias netas
Las diferencias netas, deducidas de la etapa anterior, serán a su vez objeto de un retratamiento. En cambio, el tratamiento consiste esta vez en traducir contablemente las diferencias que el inventario ha permitido relevar. En este sentido, hay que distinguir entre dos tipos de asientos:
Los asientos relativos a las diferencias de inventario
Asientos de constatación de baja del inmovilizado no encontrado en el inventario físico. Deben tener en cuenta el conjunto de los campos requeridos por el sistema de asientos contables.
Los asientos relativos a la depreciación del inmovilizado
Se trata principalmente de los asientos de:
- En primer lugar, provisión y amortización excepcional del inmovilizado. Estos asientos se refieren sobre todo al inmovilizado cuyo desgaste supera el reflejado por el plan de amortización. En ciertos casos, puede plantearse una revalorización libre de inmovilizados para ajustar el valor contable al valor de mercado.
- A continuación, actualización de la provisión por depreciación del inmovilizado.
¿Tiene un proyecto de inventario físico del inmovilizado? Solicite un presupuesto en línea.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debe realizarse el inventario físico del inmovilizado?
La ley marroquí exige la realización de un inventario físico al menos una vez al año, generalmente al cierre del ejercicio contable. No obstante, se recomienda realizar inventarios parciales a lo largo del año para facilitar el proceso de cierre y detectar anomalías de forma temprana.
¿Qué elementos deben incluirse en el inventario físico del inmovilizado?
El inventario debe cubrir todos los activos fijos de la empresa: terrenos, construcciones, instalaciones técnicas, material de transporte, mobiliario, equipos informáticos y cualquier otro bien destinado a ser utilizado de forma duradera. Cada elemento debe ser identificado, localizado y valorado.
¿Qué hacer cuando se detectan diferencias entre el inventario físico y la contabilidad?
Cuando se detectan diferencias, el primer paso es calcular las diferencias netas confrontando los datos del inventario físico con los registros contables. A continuación, estas diferencias deben traducirse en asientos contables: asientos de baja para los inmovilizados no encontrados durante el recuento físico, y asientos de provisión o amortización excepcional para aquellos cuyo desgaste real supera el reflejado en el plan de amortización. En ciertos casos, también puede procederse a una actualización de la provisión por depreciación o a una revalorización libre para ajustar el valor contable al valor de mercado.
LEA TAMBIÉN
