Las notas de gastos son documentos esenciales en la gestion contable y fiscal de cualquier empresa en Marruecos. Permiten a un empleado sintetizar los gastos profesionales que ha incurrido en beneficio de su actividad. La nota de gastos se entrega a la empresa (empleador) a cambio del reembolso de dichos gastos.
Una nota de gastos es un gasto deducible para la empresa bajo ciertas condiciones. Comprender estas condiciones es indispensable para optimizar la fiscalidad de su empresa, manteniendose conforme a las exigencias del Codigo General de Impuestos (CGI).
Notas de gastos en Marruecos: definicion y principios fundamentales
Las notas de gastos corresponden a los documentos preparados por los asalariados de una empresa para solicitar el reembolso de los gastos que han realizado. En efecto, en el marco del ejercicio de su actividad profesional, los asalariados pueden incurrir en gastos en interes de las empresas. Se trata en particular de:
- Utilizacion de medios personales (vehiculo por ejemplo);
- Gastos de desplazamiento en transporte publico;
- Gastos de combustible, peajes de autopistas;
- Gastos de alojamiento en hoteles en caso de desplazamiento fuera de la ubicacion de la empresa;
- Gastos de restauracion (en caso de desplazamiento, invitacion de clientes, etc.);
- Compras de medios de trabajo (material de oficina, ropa, etc.)
De manera general, las notas de gastos agrupan el conjunto de gastos incurridos por el asalariado de toda naturaleza. La presentacion de estas notas de gastos permite a la empresa disponer de un justificante contable necesario para el registro del gasto.
Categorias comunes de las notas de gastos
Las principales categorias de notas de gastos encontradas en las empresas marroquies son las siguientes:
- Gastos de desplazamiento: indemnizaciones kilometricas, billetes de avion o tren, alquiler de vehiculo, combustible, peajes de autopistas;
- Gastos de comidas: almuerzos de negocios, comidas durante misiones fuera del lugar de trabajo habitual. La Ley de Finanzas 2025 ha fijado el limite de los bonos de restauracion en 40 MAD por asalariado y por dia laborable;
- Gastos de alojamiento: noches de hotel durante viajes profesionales, gastos de alojamiento temporal;
- Gastos de recepcion: invitaciones a clientes, organizacion de seminarios o eventos profesionales;
- Gastos de telecomunicaciones: uso del telefono personal con fines profesionales;
- Material y equipamiento: compras de pequeno material necesario para la actividad profesional.
Procedimiento de reembolso de las notas de gastos
Una empresa puede optar por proceder al reembolso de los gastos incurridos por los asalariados mediante tres metodos diferentes.
Reembolso a tanto alzado fuera de la nomina
En este caso, la empresa abona un importe fijo mensual al asalariado. Este metodo es ideal especialmente cuando los desplazamientos son frecuentes. El asalariado debe preparar mensualmente su nota de gastos con un importe fijo. La ventaja de este enfoque es su simplicidad administrativa, pero requiere una justificacion solida del importe a tanto alzado retenido.
A tanto alzado integrado en la nomina
En esta configuracion, la nomina del asalariado en cuestion incluye una rubrica de gastos. El importe a tanto alzado aparece directamente en la nomina, lo que simplifica el tratamiento contable pero implica obligaciones declarativas especificas.
Reembolso al gasto real con justificante
El reembolso de los gastos corresponde al importe que el asalariado desembolsa realmente. El empleado debe presentar notas de gastos detalladas y adjuntar los justificantes originales. Este metodo es el mas transparente y el mejor percibido por la administracion fiscal durante las inspecciones.
Tratamiento fiscal de las notas de gastos
Deduccion de las notas de gastos en materia de Impuesto sobre la Renta salarial
El articulo 57-1 del Codigo General de Impuestos estipula que estan exoneradas:
“las indemnizaciones destinadas a cubrir gastos incurridos en el ejercicio de la funcion o del empleo, en la medida en que esten justificadas, ya sean reembolsadas sobre estados o atribuidas a tanto alzado.”
Sin embargo, esta exoneracion no es aplicable en lo que respecta a los titulares de rentas salariales que se beneficien de la deduccion de gastos inherentes a la funcion o al empleo.
La circular 717 precisa que dichas indemnizaciones deben tener como contrapartida gastos directamente generados por el ejercicio de la profesion del asalariado. Por lo tanto, su concesion debe tener en cuenta que se vinculan directamente al ejercicio de las funciones asignadas al interesado.
La administracion puede, en caso de inspeccion fiscal, rechazar las indemnizaciones que no se empleen de conformidad con el objeto para el que se atribuyen. Los motivos de rechazo pueden referirse a:
- El importe de estas indemnizaciones, que debe, en principio, corresponder al de los gastos desembolsados por el asalariado;
- La justificacion por la naturaleza del trabajo realizado por el asalariado.
Ya sean a tanto alzado o con justificacion, las indemnizaciones deben corresponder a la existencia de gastos reales.
Indemnizaciones atribuidas con justificacion
Cuando la sociedad atribuye estas indemnizaciones con justificacion, la nota de gastos debe incluir los siguientes elementos:
- El estado de desglose propiamente dicho (mandamiento, boletin, comprobante de caja, etc.);
- La naturaleza de los gastos;
- Los importes y los justificantes de desembolso (facturas, notas, bonos, etc.);
- El periodo al que se refieren;
- La orden de mision escrita expedida al asalariado.
Indemnizaciones a tanto alzado
Cuando la empresa concede estas indemnizaciones a tanto alzado, debe asegurarse de que:
- Presenten un caracter regular y normal en relacion directa con las obligaciones profesionales del empleado;
- La justificacion se refiera a: la naturaleza de los gastos, su frecuencia, la duracion de las situaciones que motivan los gastos especiales, los criterios retenidos para su atribucion y el modo de calculo de las indemnizaciones.
Deduccion de las notas de gastos en materia de Impuesto de Sociedades
Al igual que los demas gastos, para beneficiarse de la deducibilidad fiscal, las notas de gastos deben cumplir ciertas condiciones:
- Los gastos deben corresponder a desembolsos realizados en interes de la actividad;
- El gasto debe corresponder a un importe proporcionado y no abusivo.
Por otra parte, la circular 717 del Codigo General de Impuestos cita entre los gastos deducibles:
- Por un lado, los gastos de transporte del personal, de los administradores, gerentes y socios;
- Por otro lado, los gastos de viaje y desplazamiento y los gastos de misiones y recepciones. La deduccion se concede con la reserva de justificar la naturaleza o la importancia de la explotacion y el compromiso en interes de la sociedad.
Como regla general, las notas de gastos pagadas por la empresa son deducibles en terminos de Impuesto de Sociedades. En efecto:
- O bien corresponden a las condiciones de exoneracion del Impuesto sobre la Renta y son deducibles del Impuesto de Sociedades y no gravables a efectos del Impuesto sobre la Renta.
- O bien estan sujetas al Impuesto sobre la Renta, en cuyo caso la rectificacion en caso de inspeccion fiscal solo afecta al Impuesto sobre la Renta.
Recuperacion del IVA sobre las notas de gastos
Un aspecto frecuentemente olvidado se refiere a la recuperacion del IVA sobre las notas de gastos. En Marruecos, el IVA pagado sobre ciertos gastos profesionales puede recuperarse, siempre que se dispongan de facturas conformes con todas las menciones obligatorias. El tipo estandar de IVA es del 20%, mientras que tipos reducidos del 10% se aplican en particular a los servicios hoteleros y de restauracion.
Sin embargo, ciertos gastos no dan derecho a la deduccion del IVA, en particular las compras de vehiculos de transporte de personas (salvo vehiculos de transporte publico o colectivo del personal) y los bienes no utilizados para las necesidades de la explotacion. Las empresas deben conservar el conjunto de los justificantes de IVA durante un periodo minimo de diez anos.
Politica interna y buenas practicas de gestion
Para asegurar la deducibilidad de las notas de gastos y prevenir los riesgos de regularizacion fiscal, se recomienda implantar una politica interna clara que incluya:
- Topes de gasto por categoria (comidas, alojamiento, transporte);
- Un circuito de validacion con aprobacion jerarquica antes del reembolso;
- Plazos de presentacion: imponer un plazo maximo (por ejemplo 30 dias) para la entrega de las notas de gastos;
- Una lista de justificantes exigidos: facturas originales, tickets de caja, ordenes de mision;
- Un archivado riguroso: conservacion de los originales durante el periodo legal de prescripcion fiscal.
Herramientas digitales de gestion de notas de gastos
La digitalizacion de la gestion de las notas de gastos ofrece numerosas ventajas a las empresas marroquies: reduccion de errores de introduccion de datos, aceleracion del proceso de validacion, trazabilidad completa de los gastos y facilitacion de las auditorias internas y fiscales. Varias soluciones de software permiten hoy en dia fotografiar los justificantes, categorizar automaticamente los gastos y generar informes contables exportables.
Riesgos en caso de inspeccion fiscal
Durante una inspeccion fiscal, la administracion puede cuestionar la deducibilidad de las notas de gastos si no se cumplen las siguientes condiciones:
- Ausencia de justificantes o justificantes incompletos;
- Importes desproporcionados en relacion con la actividad de la empresa;
- Ausencia de vinculo directo con el interes de la explotacion;
- Incumplimiento de las condiciones de forma (ausencia de orden de mision, por ejemplo).
Las consecuencias de una regularizacion pueden incluir la reintegracion de los gastos en el resultado fiscal, con recargos de penalizaciones e intereses de demora.
Asientos contables de las notas de gastos
El registro contable de las notas de gastos se realiza generalmente de la siguiente manera: debito de las cuentas de gastos correspondientes (desplazamientos, misiones, recepciones) y credito de la cuenta de tesoreria o de la cuenta corriente del asalariado. El IVA recuperable se registra por separado en la cuenta de IVA deducible. Un seguimiento analitico por asalariado, por departamento o por proyecto permite un mejor control de costes.
Las precisiones de la nota de servicio 16-217
La DGI publico con fecha 13 de marzo de 2017 una nota de servicio que precisa las condiciones detalladas de las indemnizaciones previstas en el articulo 57-1 del Codigo General de Impuestos.
Para una consulta sobre su situacion particular, solicite un presupuesto en linea.
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Preguntas frecuentes
¿Las notas de gastos son deducibles del Impuesto de Sociedades en Marruecos?
Sí, siempre que los gastos estén incurridos en interés de la explotación, sean efectivos, estén respaldados por justificantes conformes y sean registrados en la contabilidad. Las indemnizaciones forfaitarias deben respetar los baremos fijados por la DGI para ser plenamente deducibles.
¿Qué justificantes son necesarios para las notas de gastos?
Los justificantes deben incluir facturas nominativas, recibos de pago, billetes de transporte, facturas de hotel y todo documento que acredite la realidad y el importe del gasto. Los justificantes deben conservarse durante 10 años en caso de control fiscal.
¿Las notas de gastos están sujetas a retención de IR para el empleado?
Las indemnizaciones por notas de gastos están exoneradas del IR dentro de los límites fijados por la nota de servicio 16-217 de la DGI. El excedente por encima de los baremos se considera un complemento de salario sujeto al IR y a las cotizaciones sociales.
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